Artykuły

KPIR- Księga przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów jest ewidencją księgową służącą do ujmowania operacji gospodarczych w formie uproszczonej. Księguje się w niej:
wszelkiego rodzaju przychody (przychody ze sprzedaży, a także pozostałe przychody)
zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz koszty uboczne związane z tymi zakupami
wydatki, przez które należy rozumieć wynagrodzenia, zarówno w gotówce, jak i w naturze, a także wszystkie inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Ponadto w KPiR od kwietnia 2016 roku wykazuje się koszty prac badawczo-rozwojowych.

Kto musi prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów?

Do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów zobligowane są:
osoby fizyczne, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy,
spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych, spółki partnerskie
– których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej 1 200 000 euro. Po przekroczeniu tego limitu podmioty te są zobligowane do prowadzenia pełnych ksiąg.

Kto może zostać zwolniony z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

Podatnik może zostać zwolniony z prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub z poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi w szczególnych sytuacjach. Jak stanowi par. 7 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR należą do nich:
stan zdrowia oraz wiek osoby prowadzącej działalność gospodarczą,
rozmiar i rodzaj prowadzonej działalności.
Chcąc skorzystać z takiej możliwości, podatnik składa pisemny wniosek w urzędzie skarbowym (właściwym dla swojego miejsca zamieszkania), nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie to miałoby obowiązywać. W przypadku rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia KPiR w trakcie roku podatkowego, wniosek ten należy złożyć w ciągu 14 dni od rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Jak założyć księgę przychodów i rozchodów?

Kwestia zakładania księgi przychodów i rozchodów została uregulowana w par. 10 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Zgodnie z jego treścią:
KPiR powinna zostać założona na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Gdy istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży, również powinna być ona założona na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Podatnik w ciągu 20 dni od momentu jej założenia ma obowiązek zgłoszenia tego faktu naczelnikowi urzędu skarbowego według miejsca swojego zamieszkania.
Podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzili księgi rachunkowe, są zobowiązani zawiadomić w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu księgi, w terminie 20. dni od dnia jej założenia.
W przypadku wspólników spółki partnerskiej, spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych KPiR powinna być prowadzona dla spółki, a nie oddzielnie dla każdego ze wspólników. Każdy wspólnik jest obowiązany zgłosić fakt prowadzenia książki do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania.

Treść rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR jasno nawiązuje do obowiązku zgłoszenia, naczelnikowi US właściwego dla miejsca zamieszkania, założenia księgi w ciągu 20 dni. Niemniej jednak w praktyce część US nie wymaga takiego zgłoszenia, gdyż wyboru prowadzonej ewidencji dokonuje się podczas rejestracji działalności, na druku CEIDG-1.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona elektronicznie

Podatnik może zdecydować się na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów w sposób elektroniczny. Zgodnie z par. 31 rozporządzenia w sprawie KPiR w przypadku prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:
określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi;
stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;
przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Ogólne terminy księgowania w KPiR

Zapisów w księdze przychodów i rozchodów należy dokonywać na bieżąco, raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu.
Istnieje możliwość dokonywania przez podatnika zapisów w porządku chronologicznym w terminie do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, jeśli księga jest prowadzona przez biuro rachunkowe.

Terminy wykazywania przychodów w KPiR

Przychody w KPiR należy ujmować w dacie, która jest uznawana za moment powstania przychodu zgodnie z ustawą o PIT. Zgodnie z zasadą ogólną wyrażoną w art. 14 ust. 1c ustawy za datę powstania przychodu należy przyjąć dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:
wystawienia faktury
uregulowania należności.

Terminy księgowania kosztów w KPiR

Koszty uzyskania przychodów należy ewidencjonować w księdze w różnych datach, w zależności od rodzaju kosztu.
Zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych

Zakup towarów handlowych oraz materiałów ewidencjonuje się w dacie wystawienia faktury, pod warunkiem że wraz z dostawą towarów przedsiębiorca otrzymuje fakturę. Jeżeli materiał lub towar handlowy został dostarczony lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru handlowego, podając: imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis musi być potwierdzony datą zakupu i podpisem osoby, która przyjęła towary lub materiały. Co ważne opis ten musi być przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury.

Koszty wynagrodzeń oraz ubezpieczeń społecznych pokrywanych przez pracodawcę

Wynagrodzenia oraz składki ZUS finansowane przez pracodawcę należy ujmować pod datą faktycznego poniesienia wydatku, czyli wypłaty lub postawienia do dyspozycji.

Pozostałe wydatki w KPiR

Sposób księgowania kosztów kwalifikowanych jako pozostałe wydatki uzależniony jest od wyboru metody księgowania kosztów:
metoda kasowa – polega na uwzględnianiu kosztów w dacie poniesienia kosztu, tj. w dacie wystawienia dowodu księgowego;
metoda memoriałowa – wymaga rozróżniania kosztów bezpośrednio i pośrednio związanych z osiąganym przychodem; podatnik stosujący tę metodę powinien ujmować koszty bezpośrednie w okresie, w którym powstają odpowiadające im przychody, natomiast koszty pośrednie – w dacie ich poniesienia, tj. w dacie wystawienia dokumentu księgowego stanowiącego podstawy zapisu w księdze; przy czym koszty pośrednie, które przypadają na okres przekraczający dany rok podatkowy, podlegają proporcjonalnemu podziałowi na lata podatkowe (lub miesiące), których dotyczy.
Przechowywanie księgi przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów powinna być przechowywana w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba.
Gdy podatnik prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe, to w każdym z zakładów ma obowiązek znajdować się księga. Podatnik może prowadzić wspólną księgę dla wszystkich zakładów, pod warunkiem, że w każdym zakładzie prowadzi ewidencję sprzedaży. Wówczas ta jedna wspólna księga powinna znajdować się w siedzibie firmy, jednak gdy taka nie istnieje, księga może być przechowywana w jednym z zakładów.
W sytuacji, gdy podatnik powierzył prowadzenie KPiR biuru rachunkowemu, miejscem przechowywania księgi może być zarówno biuro rachunkowe, jak i miejsce wykonywania działalności lub siedziba firmy (w zależności od treści umowy). Podatnik jest zobowiązany do zgłoszenia tego faktu w ciągu 7 dni od zawarcia umowy z biurem rachunkowym do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania. Musi wskazać nazwę i adres biura oraz miejsce przechowywania księgi.

Rzetelność i niewadliwość księgi przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona rzetelnie i niewadliwie. Obowiązek ten wynika z par. 11 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.
Rzetelność KPiR

Przez rzetelność KPiR należy rozumieć, że dokonywane w niej wpisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Ponadto księga jest rzetelna, gdy:
niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy,
brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi,
błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny,
podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej,
błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom określonym w przepisach.

Księga przychodów i rozchodów a obowiązek prowadzenia dodatkowych ewidencji

Przedsiębiorcy oprócz prowadzenia księgi mają obowiązek prowadzenia dodatkowych ewidencji, takich jak:
ewidencja środków trwałych,
ewidencja wyposażenia,
ewidencja sprzedaży,
ewidencja kupna-sprzedaży wartości dewizowych,
ewidencja pożyczek i rzeczy zastawionych.

Dowody księgowe stosowane przy prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów

Podatnik dokonuje wszelkiego rodzaju wpisów w KPiR przy użyciu dowodów księgowych oraz dokumentów zbiorczych. Muszą być one oznaczone numerem lub umożliwiać w inny sposób powiązanie dowodu z zapisami dokonanymi w księdze.
Wszelkiego rodzaju dowody księgowe powinny być sporządzone w języku polskim, a ich treść musi być pełna i zrozumiała. Dopuszcza się stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie wartość jest podana wyłącznie w walucie obcej, podatnik jest zobowiązany przeliczyć walutę obcą na złote po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym.
Podstawowymi dowodami księgowymi są wszelkiego rodzaju faktury, rachunki, dokumenty celne oraz faktury korygujące oraz noty korygujące.

Raporty fiskalne

Do sporządzania dobowych lub też miesięcznych raportów fiskalnych zobowiązani są podatnicy ewidencjonujący obroty przy użyciu kas fiskalnych. Stanowią one podstawę zapisów w KPiR. Jednak zapisy te muszą być skorygowane o wartość dokonanych zwrotów (prowadzonych w oddzielnej ewidencji).
W życiu codziennym mamy jednak często do czynienia z sytuacją, gdzie do obrotu zarejestrowanego przez kasę fiskalną wystawiana jest faktura. Wówczas faktura ta nie jest ewidencjonowana. Jednak podatnik ma obowiązek w sposób trwały połączyć oryginał paragonu zwróconego przez nabywcę z kopią faktury.
Paragony fiskalne – są dokumentem drukowanym przez kasy rejestrujące (fiskalne), które powinny być niezwłocznie wydawane nabywcy zaraz po dokonaniu transakcji.

Raporty dobowe – podatnicy ewidencjonujący swoje obroty przy użyciu kas fiskalnych obowiązani są do sporządzania dobowych raportów sprzedaży na koniec dnia pracy, jednak nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym. Stanowi to podstawę do zapisów w KPiR, chyba że podatnik wybrał metodę dokonywania zapisów w oparciu o raport miesięczny.
Raporty miesięczne – podatnik jest zobowiązany do jego wygenerowania w ostatnim dniu miesiąca, w którym prowadzona jest sprzedaż, jednak nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu. Raport ten uwzględnia dobowe obroty poszczególnych kwot podatku (według poszczególnych stawek oraz sprzedaży zwolnionej z podatku) z poszczególnych dni miesiąca, którego raport dotyczy.
Paragon – jest to dowód księgowy dokumentujący zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów biurowych, środków czystości i bhp. Paragonami mogą być również wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.

Wyciąg bankowy – jest dokumentem zewnętrznym zawierającym informacje o: wypłacie i wpłacie środków na konto, opłatach pobieranych przez bank, kwotach odsetek uzyskanych z tytułu przechowywania środków na rachunku. Stanowi podstawę ewidencji w KPiR pod datą, w jakiej został wystawiony.
Nota księgowa – jest to dowód księgowy służący dokumentowaniu transakcji, dla których nie przewidziano odrębnych formularzy. Służy do skorygowania błędnych zapisów dotyczących operacji gospodarczych, w dowodach własnych lub obcych, otrzymanych od kontrahenta lub przekazanych kontrahentowi.

Dowody przesunięć – są pewnego rodzaju odmianą dowodów wewnętrznych. Dokumentują fakt przesunięć towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami podatnika. Należy sporządzać je w dwóch egzemplarzach (jeden pozostaje w zakładzie, w którym został sporządzony, drugi natomiast skierowany jest do jednostki, do której towary czy też materiały zostały przesunięte).

Listy płac – stanowią zbiorcze ujęcie kwot wynagrodzeń wypłacanych pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W KPiR ewidencjonuje się wyłącznie kwotę brutto wynagrodzenia. Podstawą ewidencji jest sama lista płac w przypadku wypłacania wynagrodzeń z kasy, jednak gdy wynagrodzenia wypłacane są za pomocą przelewu bankowego, wówczas podstawę ewidencji stanowią wyciągi bankowe.
Rachunek zleceniobiorcy- na ich podstawie są wypłacane wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie czy też umowy o dzieło.

Indywidualne karty przychodów pracowników – jest to dodatkowa ewidencja wypłacanych wynagrodzeń. Karta ta powinna zawierać informacje takie jak:
imię i nazwisko pracownika,
NIP albo PESEL pracownika,
miesiąc, w którym miała miejsce wypłata wynagrodzenia,
sumę przychodów za dany miesiąc w wartości brutto (w gotówce i w naturze),
koszty uzyskania przychodów,
składki na ubezpieczenie społeczne opłacane z wynagrodzenia pracownika,
dochód narastająco od początku roku,
należną zaliczkę na podatek dochodowy,
datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego.

Karty indywidualnych przychodów pracownika należy wypełnić najpóźniej do 20. dnia następnego miesiąca. W przypadku prowadzenia kart przy zastosowaniu technik informatycznych należy do tego dnia sporządzić wydruk zapisów dokonanych w poprzednim miesiącu.

Spis z natury (remanent) – polega na sprawdzeniu faktycznej ilości towarów, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, odpadów i braków z zapisami dokonanymi przez podatnika w dokumentacji. Spis z natury ponadto powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, które znajdują się poza zakładem oraz towary obce znajdujące na terenie zakładu podatnika. Towary obce są ujmowane wyłącznie w sposób ilościowy, co oznacza, że nie podlegają wycenie. Podatnicy prowadzący ewidencję w oparciu o KPiR, spis z natury przeprowadzają minimum raz w roku. Remanent należy sporządzić w sposób czytelny, staranny i trwały.

Sposoby wyceny:
towary handlowe oraz materiały podstawowe należy wycenić według cen zakupu, cen nabycia lub cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia;
produkcję w toku, wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia;
odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Zdarzenia niepodlegające wpisom do KPiR

Przepisy jasno wskazują, które ze zdarzeń gospodarczych nie podlegają wykazaniu w księdze przychodów i rozchodów. Zalicza się do nich:
zaliczki – otrzymanie częściowej przedpłaty na poczet dostawy (sprzedaży) towarów, materiałów czy wykonania usługi nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu. Tak samo zapłata zaliczki na poczet zakupu towarów czy materiałów nie podlega wpisowi do KPiR, gdyż nie stanowi ona kosztów uzyskania przychodów.
koszty inwestycji w trakcie jej realizacji – rozpoczęcie inwestycji, w wyniku której powstanie środek trwały o wartości przekraczającej kwotę 3500 złotych, nie podlega wpisom do KPiR. Wpisy mają miejsce po jej zakończeniu i przyjęciu inwestycji do użytkowania poprzez odpisy amortyzacyjne. Jednak w trakcie należy pamiętać o gromadzeniu dokumentów potwierdzających wydatki związane z inwestycją, aby móc prawidłowo ustalić wartość początkową środka trwałego.
obrót opakowaniami zwrotnymi – nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu w momencie, gdy opakowania zwrotne wydawane są podatnikowi za kaucją, a więc nie stanowią jego własności.
otrzymanie jednorazowej pomocy na rozpoczęcie działalności gospodarczej, m.in. dla osoby bezrobotnej.

Źródło: A. Borowska, Księga przychodów i rozchodów – warto wiedzieć, https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ksiega-przychodow-i-rozchodow(dostęp: 04.09.2017r.)