Artykuły

Koszty użytkowania samochodu w firmie.

W wielu firmach wykorzystuje się samochody. Mogą być to całe floty, a w przypadku jednoosobowych firm – pojedyncze auta. Ich użytkowanie wiąże się z kosztami, które w dużej mierze można zaliczyć w poczet kosztów prowadzenia działalności.

Użytkowanie samochodu prywatnego w firmie pozwala na zaliczanie do kosztów wydatków z nim związanych. Aby było to jednak możliwe, powinna być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, umożliwiająca zaliczenie poniesionych wydatków do kosztów, tak jak to regulują ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz prawnych.

Ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka)

Jest to ustawowo przewidziana forma określenia przez podatnika przebiegu samochodu niebędącego środkiem trwałym firmy, a wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej. Należy pamiętać, że w ewidencji przebiegu pojazdu można wykazywać jedynie te kilometry, które podatnik przejechał w celu załatwienia spraw związanych z wykonywaniem działalności gospodarczej.

Wydatki na eksploatację samochodów osobowych są limitowane tak zwaną kilometrówką, czyli mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jedynie do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu do celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra bądź w przypadku jazd lokalnych – kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego.

Limity dla samochodu osobowego uzależnione są od pojemności skokowej silnika samochodowego i wynoszą odpowiednio:

  • przy pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

 

Kto powinien sporządzać ewidencję przebiegu pojazdu?

Obowiązek prowadzenia ewidencji co do zasady dotyczy:

  • samochodów osobowych będących prywatną własnością przedsiębiorcy (wspólnika firmy);
  • samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy;
  • samochodów osobowych będących własnością pracowników (jeżeli auta te są używane na potrzeby jazd lokalnych i rozliczenie nie jest ryczałtowe), w tym również w zakresie jazd zamiejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej;
  • samochodów osobowych zastępczych.

 

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?

Zgodnie z ustawą o PIT – art. 23 ust. 7 ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

  • nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,
  • jej adres zamieszkania,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu, datę,
  • cel wyjazdu, opis trasy (skąd–dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Przy dokumentowaniu poniesionych wydatków należy pamiętać o tym, by dokumenty te zwierały wszystkie dane wymagane przepisami prawa. Co ważne, od początku 2013 r. przedsiębiorcy nie mają już obowiązku zamieszczania na fakturach za paliwo czy inne wydatki eksploatacyjne numerów rejestracyjnych pojazdu. Jednakże w firmach, w których wykorzystywany jest więcej niż jeden samochód, warto zadbać o umieszczenie takiej informacji na dokumencie. W praktyce księgowej można to zrobić nawet własnoręcznie, a dzięki temu faktura będzie mogła bez wątpliwości zostać przyporządkowana do odpowiedniego samochodu.

Do kosztów możemy zaliczyć:

-zakup paliwa,
-opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą,
-składki na ubezpieczenie samochodu (OC, AC),
-naprawy i części zamienne,
– przeglądy i usługi serwisowe

Natomiast wydatki ulepszające samochód nie są kosztem uzyskania przychodów, ponieważ nie są związane z jego bieżącą eksploatacją. Przykładem są wydatki na montaż instalacji gazowej czy urządzenia nawigacyjnego.


Samochód a VAT.

Jeżeli podatnik używa swojego prywatnego samochodu również w przedsiębiorstwie, ma możliwość odliczenia 50% VAT od wydatków eksploatacyjnych. Częściowe odliczenie VAT dotyczy również pojazdów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych, dla których podatnik nie chce prowadzić kilometrówki dla celów VAT oraz spełniać innych wymogów narzuconych w chwili, gdyby przedsiębiorca chciał skorzystać z pełnego odliczenia VAT (regulamin użytkowania pojazdu, zgłoszenie VAT-26).
Nieodliczona część podatku VAT od wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu zwiększa koszty uzyskania przychodów.

Przedsiębiorcy, którzy zakupili samochód osobowy do swojej firmy i używają go tylko w tym celu, mogą w pełni odliczyć VAT zarówno od jego nabycia, jak i kosztów eksploatacyjnych. Jednak, aby móc to zrobić, muszą zostać spełnione następujące warunki:

  • należy założyć i stale prowadzić kilometrówkę (dla celów VAT),
  • należy spisać regulamin zasad użytkowania pojazdu, z którym zaznajomiony zostanie każdy pracownik,
  • samochód osobowy musi zostać zgłoszony do urzędu skarbowego na druku VAT-26.

 

 

 

Źródło:
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-uzytkowanie-samochodu-prywatnego-do-celow-dzialalnosci-gospodarczej/2 (dostęp z dnia 29.12.2017)

https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-6-zasad-rozliczania-samochodu-osobowego-w-firmie-musisz-je-znac (dostęp z dnia 29.12.2017)

https://www.mala-firma.pl/porady/prawo/500-koszty-u%C5%BCytkowania-samochodu (dostęp z dnia 29.12.2017)

https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-odliczenie-vat-od-samochodow-osobowych-w-firmie(dostęp z dnia 29.12.2017)