Artykuły

Faktura i jej elementy

Faktura VAT jest to dokument wystawiany co do zasady przez czynnych podatników VAT w celu udokumentowania dokonania transakcji. Wystawienie faktury jest obowiązkowe w przypadku gdy drugą stroną transakcji jest również firma. Jeśli kupującym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, fakturę należy wystawić jedynie na wyraźnie żądanie nabywcy.

Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron transakcji (sprzedającego i nabywcy).

Kto ma obowiązek wystawiania faktur VAT?

Zgodnie z powyższym, obowiązek wystawiania faktur mają:

  • zarejestrowani podatnicy VAT czynni przy sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców,
  • zarejestrowani podatnicy VAT czynni przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jeśli nabywca taki zażąda faktury,

 

  • osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.

Faktury (bez VAT) wystawiać mogą podatnicy VAT zwolnieni.

Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT?

Zarówno zasady wystawiania, przechowywania jak i przesyłania faktur są dokładnie określone prawem. Ściśle związane z tym dokumentem prawo do odliczenia VAT skutkuje szeregiem wymagań, jakie musi spełniać faktura, by została uznana za prawidłową. Zgodnie z ustawą o VAT faktura powinna zawierać elementy takie jak:

-numer faktury,
-datę wystawienia,
-datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile data ta jest różna od daty wystawienia faktury,
-imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz -numery NIP,
-nazwę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
-ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
-cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
-kwoty rabatów,
-łączną wartość netto towarów lub wykonanych usług,
-stawki podatku,
-sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
-kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
kwotę należności ogółem.

Dodatkowo na dokumencie sprzedaży można uwzględnić:

-termin i sposób płatności,
-kwoty rabatów o ile takich udzielono,
-uwagi do dokumentu.

W jaki sposób wystawiać faktury VAT?

Ustawa ani żadne rozporządzenie nie określają w jaki sposób podatnicy mają wystawiać faktury. Dokonać tego można zatem w dowolny sposób np. ręcznie przy wykorzystaniu gotowych druków dostępnych w sklepach czy też za pomocą programów do wystawiania faktur. Można również samodzielnie przygotować wzór i uzupełniać w nim odpowiednie dane. Ważne aby dokumenty te spełniały powyższe wytyczne i by zachowana była właściwa numeracja. Faktura VAT może być wystawiona zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, czyli tzw. faktura online.

Przechowywanie faktur VAT

Faktury oraz ich kopie należy przechowywać przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku od towarów i usług, w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe. Dokumenty te mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej (jeśli spełniają wymogi ustawy w tym zakresie), ważne by sposób ich przechowywania umożliwiał do nich łatwy dostęp.

 

 

 

Źródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-faktura-wzor-z-omowieniem (dostęp z dnia 05.01.2017)